AI vytěžování faktur a objednávek: jak funguje a co má umět

Co znamená vytěžit doklad

Vytěžit doklad znamená vytáhnout z něj pojmenované údaje — kdo ho vystavil, na jakou částku, s jakou splatností, co přesně se fakturuje nebo objednává — a předat je dál jako data. Účetní systém s PDF souborem sám nic neudělá: potřebuje číslo dokladu, dodavatele, částky a sazby DPH v polích, do kterých patří.

V praxi se vytěžují dva hlavní druhy přijatých dokladů:

• Přijaté faktury od dodavatelů — míří do účtárny a z ní do účetnictví.
• Přijaté objednávky od odběratelů — míří k obchodu, do výroby nebo na sklad a v informačním systému z nich vzniká přijatá objednávka.

Slovo objednávka má v účtárně dva významy. Kromě objednávek, které vám posílají odběratelé, existují vaše vydané objednávky dodavatelům. Ty se nevytěžují — vznikají u vás v ERP. Přijatá faktura se na ně ale páruje, aby bylo jasné, že dodavatel fakturuje to, co jste objednali; podrobně to popisuje článek o párování faktur na objednávky vydané.

OCR se šablonami, nebo AI

Starší nástroje stojí na OCR a šablonách. OCR převede obrázek na text a šablona určí, kde na faktuře konkrétního dodavatele leží které pole. U stálých dodavatelů se stejným vzhledem faktur to funguje; každý nový dodavatel nebo změna rozložení ale znamená novou šablonu — a někoho, kdo ji udržuje.

AI vytěžování čte doklad jako celek a pole hledá podle významu: pozná, které číslo je variabilní symbol a které číslo objednávky, i když je každý dodavatel píše jinam. Šablonu pro každého dodavatele proto nepotřebuje.

U AI vytěžování ale nerozhoduje jen to, jak dobře umí doklad přečíst. Stejně důležité je, jestli se na výsledek dá spolehnout:

• Každá hodnota musí mít oporu v dokladu. V Raye se na každé vytěžené pole dá kliknout a zvýrazní se přesné místo v PDF, odkud pochází. Co v dokladu oporu nemá, Raya nepřijme potichu — doklad zařadí do prioritní fronty kontroly.
• Čísla musí sedět. Součty, rekapitulace DPH a zaokrouhlení se kontrolují; nesrovnalost se zvýrazní a rozhodnutí zůstává na člověku.
• Nejistota je vidět. U dokladu je spolehlivost vytěžení v procentech, takže je jasné, který doklad si zaslouží pečlivější kontrolu.

Nejpřesnější cestou je ISDOC — strukturovaný formát faktury, ve kterém data posílá přímo dodavatel, takže se nic nečte z obrazu. Když ho faktura má, Raya převezme údaje z něj. Jak s ním pracovat v praxi, rozebírá článek ISDOC v praxi české účtárny.

Co se vytěží z přijaté faktury

Úplné vytěžení faktury má pět částí. Nástroj, který vynechá položky, automatizuje jen polovinu práce.

• Základní údaje: číslo faktury, variabilní symbol, datum vystavení, splatnosti a DUZP, typ dokladu, číslo objednávky a u dobropisu číslo původní faktury.
• Dodavatel a odběratel: název, IČO, DIČ a adresa.
• Platební údaje: způsob platby, měna, číslo účtu a kód banky, IBAN, BIC, konstantní a specifický symbol.
• DPH a souhrn: režim DPH včetně přenesené daňové povinnosti, rekapitulace po sazbách, zaokrouhlení a celková částka; u faktur v cizí měně i kurz.
• Řádkové položky: popis, množství, jednotka, jednotková cena a sazba DPH za každý řádek.

K tomu patří účetní údaje, které na faktuře nejsou — předkontace, členění DPH, řada dokladu, středisko nebo zakázka. Raya je předvyplní podle toho, co se u dodavatele naučila, a zbytek účetní vybere z číselníků. Položky přitom nejsou luxus: bez nich nejde fakturu zaúčtovat po řádcích ani spárovat na objednávku, když dodavatel fakturuje jen část dodávky.

app.raya.cz

Zvětšit

Co se vytěží z přijaté objednávky

Objednávka od odběratele je jednodušší v tom, že nemá DPH ani platební údaje. Složitější je jinde: v položkách, které musí sedět na vaše zboží.

• Základní údaje: číslo objednávky, reference odběratele, datum objednávky a požadované dodání.
• Odběratel: název, IČO, DIČ, adresa a dodací adresa — ta bývá jiná než sídlo, typicky sklad nebo stavba.
• Položky: popis, kód, množství, měrná jednotka, cena za jednotku, celkem a požadované dodání u jednotlivých řádků.
• Součty: celková částka a měna.

Odběratel ale píše své názvy a svá čísla dílů, ne kódy z vašeho číselníku. Raya proto umí řádky objednávky napárovat na skladový číselník a u nejistých řádků nabídne návrhy; co jednou potvrdíte, u dalších objednávek téhož odběratele přiřadí sama. Podrobně to rozebírá článek vytěžování přijatých objednávek.

Kontroly, které mají proběhnout ještě před schválením

Vytěžení je polovina práce. Druhá polovina je kontrola — a ta se u faktur vyplatí automatizovat, protože se má dělat u každého dokladu, ne jen u nového dodavatele.

• Registry: IČO a adresa proti ARES, DIČ proti VIES, u plátců DPH spolehlivost a zveřejněné bankovní účty. Proč na tom záleží, vysvětluje článek o ověření dodavatele u přijatých faktur.
• Duplicity: jistou duplicitu Raya označí sama, u pravděpodobné nabídne porovnání obou dokladů.
• Doklad na cizí firmu: faktura vystavená na jiné IČO se nevytěží ani nezaloží.
• Dobropisy: Raya dobropis rozpozná, převede znaménka a dohledá číslo původní faktury — vazbu, kterou zákon u opravného daňového dokladu vyžaduje.
• Vazba na objednávku: číslo objednávky z faktury se spáruje s vydanou objednávkou v ERP; v informačním systému QI se z ní převezmou i analytické dimenze.

Poslední slovo má člověk

Dobře nastavené vytěžování neznamená, že faktury nikdo nevidí. Znamená, že je nikdo nepřepisuje. Účetní má vytěžená data vedle originálu, nejisté hodnoty zvýrazněné a opravu udělá jedním kliknutím.

Z každé opravy se Raya učí pro konkrétního dodavatele (u objednávek pro odběratele): pozice polí, typické hodnoty i předkontace. Údaj, který jednou označíte v PDF, nebo nestandardní tabulku položek, kterou jednou ukážete, u dalších dokladů vyplní sama. Podle měření u zákazníků v ostrém provozu projde až 98 ze 100 faktur bez jediné ruční opravy vytěžených polí (bez započtení čísel objednávek).

Do účetnictví přitom neodejde nic, co nikdo neschválil. Faktury procházejí schvalovacím workflow podle pravidel firmy; objednávku schvaluje přímo ten, kdo ji zkontroloval.

Kudy doklady přicházejí a kam odcházejí

Doklady do Rayi dorazí e-mailem, přetažením v prohlížeči, přes API nebo — u faktur — jako ISDOC. Zpracuje digitální PDF, skeny i fotografie.

E-mailová AI podatelna u každé přílohy pozná, o jaký dokument jde — rozeznává devět typů včetně faktury, dobropisu, upomínky, dodacího listu a objednávky — a podle nastavených pravidel ji vytěží, přiloží k faktuře, přepošle, nebo ignoruje. PDF s více fakturami rozdělí na jednotlivé doklady. Kde se o práci dělí víc lidí, fronty dokladů rozdělí faktury i objednávky podle dodavatele či odběratele, schránky nebo střediska.

Po schválení odchází doklad do účetního systému. Hotové konektory má Raya pro informační systém QI a Money S3, k tomu univerzální ISDOC export a otevřené REST API; konektor pro jiný účetní software postavíme zdarma. Do QI odchází faktura kompletní — se zálohami, vazbou na objednávku, řadou dokladu, předkontací i analytickými dimenzemi (víc v článku jak automatizovat přijaté faktury v QI). Přijatou objednávku Raya předá jako objednávku přijatou, i s položkami, dimenzemi a dodací adresou. Výsledek přenosu zůstává vidět přímo u dokladu.

Na co se ptát, než si nástroj vyberete

1. Vytěžíte i řádkové položky, nebo jen hlavičku?
2. Jak poznám, odkud vytěžená hodnota v dokladu pochází?
3. Co se stane s polem, kterým si AI není jistá?
4. Ověříte dodavatele v registrech u každé faktury?
5. Učíte se z oprav, nebo musíme udržovat šablony?
6. Umíte kromě faktur i přijaté objednávky — včetně párování položek na náš číselník?
7. Co přesně pošlete do našeho ERP a uvidíme, jestli import prošel?

Na tyhle otázky by měl dodavatel odpovědět konkrétně — a ukázat to na vašich dokladech, ne na připraveném demu.

Časté otázky k AI vytěžování

Shrnutí

AI vytěžování faktur a objednávek odstraní přepisování, ne kontrolu. Rozdíl mezi nástroji není v tom, jestli umí přečíst hlavičku faktury, ale jestli vytěží i položky, doloží každý údaj v dokladu, ověří dodavatele, naučí se z oprav a předá do ERP celý doklad. U objednávek k tomu přibývá párování řádků na vlastní číselník zboží.