Ověření dodavatele u přijatých faktur: ARES, VIES a nespolehlivý plátce DPH

Co se u přijaté faktury ověřuje a proč

Vytěžit z faktury údaje je jen polovina práce. Druhá polovina je ověřit, že ty údaje dávají smysl proti veřejným registrům: IČO a název dodavatele, platnost DIČ, spolehlivost plátce DPH a bankovní účet. Každá z těch kontrol chrání před jiným rizikem — od překlepu v hlavičce po ručení za daň, kterou dodavatel neodvede.

ARES: existuje dodavatel a sedí údaje?

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů Ministerstva financí) je základní kontrola: IČO na faktuře odpovídá skutečné firmě, název a adresa sedí s tím, co je v rejstříku. Zní to triviálně, ale právě tady se chytají překlepy ve vytěžených hlavičkách i faktury s neexistujícím IČO. Kontrola proti ARES zároveň umožňuje doplnit či opravit adresu podle rejstříku, místo aby se přepisovala z dokladu.

VIES: platí DIČ i u evropských dodavatelů?

U dodavatelů z jiných zemí EU český rejstřík nepomůže — platnost DIČ pro účely DPH se ověřuje přes VIES (VAT Information Exchange System, systém Evropské komise). Neplatné DIČ na faktuře znamená problém s odpočtem i s režimem přenesené daňové povinnosti u přeshraničních plnění, a čím později se na to přijde, tím dráž se opravuje.

Nespolehlivý plátce a registrované účty: tady jde o peníze

Institut nespolehlivého plátce zavedl zákon o DPH (§ 106a zákona č. 235/2004 Sb.). Podstatné je, co z něj plyne pro odběratele: kdo přijme zdanitelné plnění od nespolehlivého plátce, ručí podle § 109 za DPH, kterou dodavatel nezaplatí. Obdobné riziko nese platba na bankovní účet, který dodavatel nemá registrovaný u správce daně a který je správcem daně zveřejněn — proto se u plátců DPH kontroluje nejen spolehlivost, ale i to, jestli je účet z faktury v registru plátců DPH.

Obojí je veřejně dostupné v registru plátců DPH. Háček je jinde: status nespolehlivého plátce ani seznam registrovaných účtů nejsou neměnné — dodavatel, který byl v pořádku před půl rokem, v pořádku být nemusí. Jednorázová kontrola při založení dodavatele proto nestačí; ověřovat se má u konkrétní faktury.

Proč ruční ověřování v praxi selhává

Nic z výše uvedeného není složité — ARES, VIES i registr plátců DPH mají veřejná rozhraní. Selhává to na počtech: ověřit poctivě jednu fakturu znamená projít tři registry a porovnat několik údajů. Při desítkách až stovkách faktur měsíčně se ruční kontrola buď odbývá (kontroluje se jen občas, jen noví dodavatelé), nebo žere čas, který měla automatizace ušetřit. Výsledek bývá stejný: registry se kontrolují po očku a riziko ručení zůstává neošetřené.

Jak to řeší Raya

Raya ověřuje dodavatele automaticky během vytěžení — běžná faktura je včetně ověření hotová zhruba za 10 sekund. IČO, DIČ a adresy se kontrolují proti ARES a VIES, u plátců DPH se ověřuje spolehlivost i registrované bankovní účty. K tomu se kontrolují součty dokladu a duplicity: jistou duplicitu Raya označí sama, u pravděpodobné nabídne porovnání obou dokladů.

Výsledky kontrol jsou u dokladu vidět ještě před schvalováním — schvalovatel tedy nepotvrzuje jen „fakturu od Nováka“, ale doklad ověřený proti registrům. A protože je každé vytěžené pole dohledatelné kliknutím přímo v PDF, dá se kdykoli zkontrolovat, odkud které číslo pochází. Do informačního systému QI pak odchází doklad už zkontrolovaný.

Shrnutí

Ověření dodavatele u přijatých faktur stojí na čtyřech kontrolách: ARES (existence a údaje firmy), VIES (platnost evropského DIČ), spolehlivost plátce DPH a registrované účty (ručení za DPH podle § 109 zákona o DPH). Kontrolovat se má každá faktura, ne jen nový dodavatel — statusy se mění. Ručně je to při větším objemu neudržitelné; automatizované ověření během vytěžení je jedna z věcí, které od nástroje na zpracování faktur chtít rovnou.