Schvalování přijatých faktur: jak nastavit workflow, které funguje

Proč e-mailové schvalování přestane stačit

Nejrozšířenější způsob schvalování faktur je přeposlání PDF e-mailem s dotazem „můžu to zaplatit?“. Funguje do chvíle, kdy má firma pár dodavatelů a dva schvalovatele. Pak začnou tři konkrétní problémy:

• Není vidět stav. Účetní nepozná, jestli faktura čeká na odpověď, nebo ji někdo přehlédl. Zjistí to až u splatnosti.
• Neexistuje důkaz. Souhlas ve vlákně o dvaceti zprávách se při auditu dohledává těžko a při odchodu zaměstnance často zmizí docela.
• Dovolená zastaví tok. Bez zástupu leží doklad ve schránce nepřítomného kolegy, dokud se nevrátí.

Čtyři pravidla, která rozhodují

Než začnete vybírat nástroj, ujasněte si, jak má workflow vypadat. V praxi stačí odpovědět na čtyři otázky.

• Podle čeho se určuje schvalovatel? Nejčastěji podle částky (limity pro vedoucího, ředitele, jednatele), dále podle střediska, zakázky nebo typu nákladu. Pravidlo má být zapsané v systému, ne v hlavě účetní.
• Kolik kol schvalování opravdu potřebujete? Každé další kolo prodlužuje cestu dokladu. Věcná správnost plus finanční souhlas obvykle stačí; třetí podpis bývá zvyk, ne potřeba.
• Co se stane, když schvalovatel nereaguje?Potřebujete termín, upomínku a jasnou eskalaci — jinak se workflow zastaví na prvním člověku, který má plný kalendář.
• Kdo zastupuje během nepřítomnosti? Zastupování musí jít nastavit dopředu. Pozor na detail, na který se v praxi zapomíná: přesměrování obvykle platí jen na doklady, které přijdou během nepřítomnosti — co už ve frontě leží, je potřeba odbavit nebo předat ručně ještě před odchodem.

Schválit, nebo zamítnout? Většinou ani jedno

Nejčastější situace ve schvalování není „ano“ ani „ne“. Je to „chybí mi tady jeden údaj“. Schvalovatel nepozná, na jakou zakázku plnění patří, nevidí číslo objednávky nebo neví, co přesně se objednávalo. Systémy, které umí jen schválit a zamítnout, ho tím tlačí do dvou špatných řešení: zamítnout doklad, který je v pořádku (a schvalovací kolo začíná znovu), nebo o tom napsat e-mail — a komunikace se odpojí od dokladu.

Rozumné workflow proto rozlišuje dvě samostatné cesty, jak si vyžádat chybějící informaci, aniž by se doklad vracel na začátek.

Vrácení s dotazem: nástroj schvalovatele

Schvalovatel vrátí doklad s dotazem tomu, kdo mu ho poslal. Faktura se nezamítá ani nevrací do kontroly — zůstává na témže schvalovacím kroku, jen se u ní rozsvítí štítek, že se čeká na doplnění. Termín schválení se přitom pozastaví, protože čas teď běží předkladateli, ne schvalovateli. Jakmile předkladatel odpoví, doklad se vrátí k rozhodnutí témuž člověku a lhůta se rozeběhne dál. Na jednom kroku běží vždy nejvýš jeden dotaz, aby se odpovědi nepřekrývaly.

app.raya.cz

Zvětšit

Výzva k doplnění: nástroj účetní

Některé údaje na faktuře prostě nejsou a nikdo je z ní nevyčte — číslo objednávky, středisko, zakázka. Zná je ten, kdo objednával. Místo telefonátu a přepisování mu účetní pošle výzvu k doplnění: vybere osobu, napíše, na co se ptá, a zaškrtne, která pole se mu v dokladu odemknou. Adresát pak vidí doklad v režimu doplnění — edituje jen odemčená pole, zbytek formuláře má ke čtení a žádné stavové akce se mu nenabízejí. Nemusí to být schvalovatel; stačí, že je to kolega z firmy.

Podstatné je, co se u toho nestane: stav dokladu se nemění a faktura zůstává tam, kde byla. Souběžně běží vždy jen jedna výzva a dokud není vyřízená nebo stažená, nikdo o dokladu nerozhoduje — ani přiřazený schvalovatel, ani správce. Jinak by se stalo přesně to, co má systém řešit: jeden se ptá a druhý mezitím podepíše.

Rozdíl mezi oběma cestami se dá shrnout jednou větou: dotaz je tlačítko schvalovatele a míří na předkladatele, výzva je nástroj účetní a míří na kohokoli ve firmě. Obě končí stejně — doklad čeká na doplnění a termín stojí.

Komunikace patří k dokladu, ne do e-mailu

Když se o faktuře diskutuje v e-mailu, informace se rozpadne na dvě místa: rozhodnutí je v systému, důvod v něčí schránce. Za rok se nikdo nedopátrá, proč se ta konkrétní faktura schvalovala tři týdny. Řešení je jednoduché a nudné: jedna konverzace u každého dokladu, do které vidí každý, kdo doklad smí otevřít.

V takové ose stojí vedle sebe zprávy kolegů, dotazy schvalovatele i odpovědi na ně, důvod zamítnutí, poznámka připojená ke schválení i předání dokladu jinému schvalovateli. Změny stavu se dají zobrazit jako události, takže je v jednom sledu vidět i to, co udělal systém. Konkrétního člověka lze oslovit zmínkou přes zavináč — tomu pak přijde i e-mail.

Zvětšit

Dvě věci u toho stojí za pozornost, protože rozhodují o tom, jestli se z konverzace stane použitelný záznam, nebo jen další chat:

• Není to soukromá zpráva. Konverzaci u dokladu vidí všichni, kdo na doklad mají přístup. Je to pracovní zápis k faktuře; kdo potřebuje probrat něco jiného, má na to jiné kanály.
• Rozhodnutí se needitují. Vlastní zprávu si člověk opravit může (s viditelnou poznámkou, že je upravená), ale důvod zamítnutí, delegaci ani události přepsat nejde — jsou to záznamy o tom, co se s dokladem stalo, ne příspěvky do diskuze.

Kdo se co dozví

Notifikace jsou místo, kde se dobrý úmysl obvykle zvrhne v hluk. Osvědčuje se rozdělit je podle toho, jestli akce někoho blokuje: rozhodnutí a žádosti chodí i e-mailem (doklad čeká na vaše schválení, doklad byl zamítnut, vrácen s dotazem, delegován, blíží se termín, přišla výzva k doplnění), zatímco běžná zpráva v konverzaci zůstane jen v portálu — dozvědí se o ní všichni zapojení, ale schránku jim nezaplaví. Kdo chce mít jistotu, že si kolega zprávy všimne i mimo systém, zmíní ho jménem.

app.raya.cz

Zvětšit

Na co si dát pozor v praxi

Schvalovatel není účetní. Nezajímá ho analytika ani rekapitulace DPH — potřebuje vidět dodavatele, částku, předmět plnění a doklad sám. Když mu systém naservíruje účetní formulář, začne se ptát e-mailem a jste zpátky na začátku.

Druhá častá chyba je schvalování bez vazby na objednávku. Pokud firma objednávky vystavuje, měl by schvalovatel u faktury rovnou vidět, ke které objednávce patří a jestli sedí částka. Bez toho potvrzuje něco, co si sám ověřit nemůže — a schvalování se stává formalitou. Podrobně to rozebíráme v článku o párování faktur na objednávky vydané.

Třetí věc je mobil. Významná část schvalovatelů jsou lidé, kteří u počítače nesedí — vedoucí provozu, obchodníci, jednatelé na cestách. Když schválení vyžaduje VPN a desktop, doklady čekají na pátek.

Auditní stopa není byrokracie

U každého dokladu má být dohledatelné, kdo a kdy ho schválil, případně komu ho delegoval a s jakým komentářem ho vrátil. Není to kvůli kontrole lidí, ale kvůli tomu, aby se dala odpověď na otázku „kdo tohle odsouhlasil?“ najít za pár vteřin i po roce. Stejně tak má být zřejmé, co se s dokladem dělo před schvalováním — jaké údaje z něj systém přečetl a jestli je někdo ručně upravil.

Pro stopu je zásadní i to, kdo vůbec smí rozhodnout. Rozumné je pravidlo, že schvaluje jen ten, komu doklad patří — a když potřebuje rozhodnout správce, musí si krok nejdřív přehodit na sebe. Právo má stejné, ale v historii dokladu zůstane vidět, že si ho vzal.

Jak to řeší Raya

Raya spojuje vytěžení a schvalování do jedné cesty. Faktura přijde do e-mailové podatelny, Raya z ní vytěží hlavičku i jednotlivé položky, ověří dodavatele proti ARES, VIES i registru nespolehlivých plátců a teprve pak ji pošle do schvalování. Schvalovatel vidí náhled PDF vedle vytěžených údajů a u každého pole si může kliknutím zobrazit místo v originálu, odkud je Raya přečetla.

Pravidla se skládají z podmínek (částka nad limit, dodavatel, středisko) a určeného schvalovatele; když dokladu odpovídá víc pravidel, Raya z nich sestaví řetěz a doklad projde postupně všemi. Každé pravidlo může mít vlastní lhůtu ve dnech — před jejím koncem chodí upomínka, po ní eskalace na zástupce a vedení.

app.raya.cz

Zvětšit

Nad rámec toho jde u každého pravidla doladit, jak přísný krok má být: jestli se u schválení píše poznámka (vůbec, nepovinně, nebo povinně) a jestli na daném kroku smí schvalovatel doklad zamítnout či delegovat. Drobný nákup tak zůstane na jedno kliknutí, zatímco u investice si systém vynutí zdůvodnění.

Zbytek jsou detaily, které rozhodují o tom, jestli workflow lidem pomáhá, nebo je zdržuje:

• Dotaz i výzva k doplnění tak, jak je popsané výš — včetně pozastavení termínu a jedné společné konverzace u dokladu.
• Schválení s nedořešeným údajem. Schvalovatel může doklad na posledním kroku schválit a zároveň si vyžádat doplnění; faktura je schválená, ale do účetního systému odejde teprve poté, co chybějící údaj dorazí.
• Hromadné schválení vybraných dokladů, u kterých proběhnou stejné kontroly jako u jednotlivého. Hromadné zamítnutí naopak neexistuje — důvod patří ke konkrétnímu dokladu.
• Návrat před rozhodnutím. Kdo doklad poslal ke schválení, může si ho vzít zpět, dokud v běžícím kole nikdo nerozhodl.
• Vypínatelná komunikace. Firma, která diskuzi u dokladů nechce, ji přepínačem v nastavení vypne; workflow funguje dál.

Po schválení odchází doklad do ERP — u informačního systému QI včetně záloh, vazeb na objednávky a analytických dimenzí — a výsledek importu se vrací zpět. Nic se nezaúčtuje bez souhlasu člověka.

Časté otázky ke schvalovacímu workflow

Co je schvalovací workflow přijatých faktur?

Schvalovací workflow je sada pravidel, která určuje, kdo přijatou fakturu odsouhlasí, v jakém pořadí a do kdy. Typicky se řídí částkou (limity pro vedoucího, ředitele, jednatele), střediskem nebo zakázkou a patří k němu i řešení zastupování a eskalace, když schvalovatel nereaguje.

Kolik kol schvalování je potřeba?

Obvykle dvě: věcná správnost a finanční souhlas. Každé další kolo prodlužuje cestu dokladu — třetí podpis bývá ve firmách zvyk, ne skutečná potřeba. Důležitější než počet kol je, aby pravidlo bylo zapsané v systému, a ne v hlavě účetní.

Jak řešit schvalování při dovolené nebo nepřítomnosti?

Zastupováním nastaveným dopředu a termíny s upomínkou a eskalací. Počítejte s tím, že zastupování obvykle přesměruje jen doklady přijaté během nepřítomnosti — ty, které ve frontě už leží, je lepší před odchodem odbavit nebo předat. Bez toho doklad čeká ve schránce nepřítomného kolegy až do jeho návratu.

Co dělat, když schvalovateli u faktury chybí údaj?

Nezamítat. Vrátit doklad s dotazem tomu, kdo ho poslal: faktura zůstane na stejném schvalovacím kroku, termín se pozastaví a po odpovědi se vrátí témuž schvalovateli. Když údaj nezná ani účetní, pošle výzvu k doplnění kolegovi, který ho zná — ten vyplní jen odemčená pole přímo v dokladu.

Kde se má vést komunikace k faktuře?

U dokladu, ne v e-mailu. Jedna konverzace u faktury, ve které stojí vedle sebe zprávy, dotazy, odpovědi, důvod zamítnutí i delegace, drží kontext pohromadě a je dohledatelná i po roce. E-mail slouží jako upozornění, ne jako úložiště domluvy.

Shrnutí

Dobré schvalovací workflow stojí na čtyřech věcech: jasném pravidle, kdo schvaluje, minimu kol, ošetřené nepřítomnosti a auditní stopě. K tomu patří pátá, na kterou se při výběru zapomíná — cesta pro situaci „chybí mi jeden údaj“, která doklad nevrací na začátek, a místo, kde tahle domluva zůstane uložená u faktury. Technologie je až druhá; nástroj, který tato pravidla neumí zapsat, vám e-mailové kolečko jen překreslí do hezčího rozhraní. Pokud vybíráte, začněte tím, že si stávající cestu faktury nakreslíte na papír; většina zbytečných kol je vidět hned.