Schvalování přijatých faktur: jak nastavit workflow, které funguje

Proč e-mailové schvalování přestane stačit

Nejrozšířenější způsob schvalování faktur je přeposlání PDF e-mailem s dotazem „můžu to zaplatit?“. Funguje do chvíle, kdy má firma pár dodavatelů a dva schvalovatele. Pak začnou tři konkrétní problémy:

• Není vidět stav. Účetní nepozná, jestli faktura čeká na odpověď, nebo ji někdo přehlédl. Zjistí to až u splatnosti.
• Neexistuje důkaz. Souhlas ve vlákně o dvaceti zprávách se při auditu dohledává těžko a při odchodu zaměstnance často zmizí docela.
• Dovolená zastaví tok. Bez zástupu leží doklad ve schránce nepřítomného kolegy, dokud se nevrátí.

Čtyři pravidla, která rozhodují

Než začnete vybírat nástroj, ujasněte si, jak má workflow vypadat. V praxi stačí odpovědět na čtyři otázky.

• Podle čeho se určuje schvalovatel? Nejčastěji podle částky (limity pro vedoucího, ředitele, jednatele), dále podle střediska, zakázky nebo typu nákladu. Pravidlo má být zapsané v systému, ne v hlavě účetní.
• Kolik kol schvalování opravdu potřebujete? Každé další kolo prodlužuje cestu dokladu. Věcná správnost plus finanční souhlas obvykle stačí; třetí podpis bývá zvyk, ne potřeba.
• Co se stane, když schvalovatel nereaguje?Potřebujete termín, upomínku a jasnou eskalaci — jinak se workflow zastaví na prvním člověku, který má plný kalendář.
• Kdo zastupuje během nepřítomnosti? Zastupování musí jít nastavit dopředu a musí se propsat i do už běžících schvalování.

Na co si dát pozor v praxi

Schvalovatel není účetní. Nezajímá ho analytika ani rekapitulace DPH — potřebuje vidět dodavatele, částku, předmět plnění a doklad sám. Když mu systém naservíruje účetní formulář, začne se ptát e-mailem a jste zpátky na začátku.

Druhá častá chyba je schvalování bez vazby na objednávku. Pokud firma objednávky vystavuje, měl by schvalovatel u faktury rovnou vidět, ke které objednávce patří a jestli sedí částka. Bez toho potvrzuje něco, co si sám ověřit nemůže — a schvalování se stává formalitou. Podrobně to rozebíráme v článku o párování faktur na objednávky vydané.

Třetí věc je mobil. Významná část schvalovatelů jsou lidé, kteří u počítače nesedí — vedoucí provozu, obchodníci, jednatelé na cestách. Když schválení vyžaduje VPN a desktop, doklady čekají na pátek.

Auditní stopa není byrokracie

U každého dokladu má být dohledatelné, kdo a kdy ho schválil, případně komu ho delegoval a s jakým komentářem ho vrátil. Není to kvůli kontrole lidí, ale kvůli tomu, aby se dala odpověď na otázku „kdo tohle odsouhlasil?“ najít za pár vteřin i po roce. Stejně tak má být zřejmé, co se s dokladem dělo před schvalováním — jaké údaje z něj systém přečetl a jestli je někdo ručně upravil.

Jak to řeší Raya

Raya spojuje vytěžení a schvalování do jedné cesty. Faktura přijde do e-mailové podatelny, Raya z ní vytěží hlavičku i jednotlivé položky, ověří dodavatele proti ARES, VIES i registru nespolehlivých plátců a teprve pak ji pošle do schvalování. Pravidla se nastavují podle částky a dalších kritérií, doklad jde delegovat, termíny a zastupování hlídá systém a schválit se dá i z mobilu.

Schvalovatel vidí náhled PDF vedle vytěžených údajů a u každého pole si může kliknutím zobrazit místo v originálu, odkud je Raya přečetla. Historie dokladu zůstává kompletní. Po schválení odchází doklad do ERP — u informačního systému QI včetně záloh, vazeb na objednávky a analytických dimenzí — a výsledek importu se vrací zpět. Nic se nezaúčtuje bez souhlasu člověka.

Shrnutí

Dobré schvalovací workflow stojí na čtyřech věcech: jasném pravidle, kdo schvaluje, minimu kol, ošetřené nepřítomnosti a auditní stopě. Technologie je až druhá — nástroj, který tato pravidla neumí zapsat, vám e-mailové kolečko jen překreslí do hezčího rozhraní. Pokud vybíráte, začněte tím, že si stávající cestu faktury nakreslíte na papír; většina zbytečných kol je vidět hned.