Money S3
POHODASchvalování přijatých faktur: jak nastavit workflow, které funguje
Schvalovací workflow přijatých faktur je sada pravidel, která určuje, kdo fakturu odsouhlasí, v jakém pořadí a do kdy. Dobře nastavené zkrátí cestu dokladu z týdnů na dny; špatně nastavené jen přesune chaos z e-mailu jinam. A protože se u faktury vždycky někdo na něco zeptá, patří ke schvalování i komunikace — vedená u dokladu, ne v e-mailovém vlákně.
2. srpna 2026 · aktualizováno 30. října 2026 · 12 min čtení · tým Raya
Proč e-mailové schvalování přestane stačit
Nejrozšířenější způsob schvalování faktur je přeposlání PDF e-mailem s dotazem „můžu to zaplatit?“. Funguje do chvíle, kdy má firma pár dodavatelů a dva schvalovatele. Pak začnou tři konkrétní problémy:
- Není vidět stav. Účetní nepozná, jestli faktura čeká na odpověď, nebo ji někdo přehlédl. Zjistí to až u splatnosti.
- Neexistuje důkaz. Souhlas ve vlákně o dvaceti zprávách se při auditu dohledává těžko a při odchodu zaměstnance často zmizí docela.
- Dovolená zastaví tok. Bez zástupu leží doklad ve schránce nepřítomného kolegy, dokud se nevrátí.
Čtyři pravidla, která rozhodují
Než začnete vybírat nástroj, ujasněte si, jak má workflow vypadat. V praxi stačí odpovědět na čtyři otázky.
- Podle čeho se určuje schvalovatel? Nejčastěji podle částky (limity pro vedoucího, ředitele, jednatele), dále podle střediska, dodavatele, zakázky nebo typu nákladu. Pravidlo má být zapsané v systému, ne v hlavě účetní.
- Schvaluje jeden člověk, nebo skupina? U režie stačí, když fakturu odsouhlasí kdokoli z vedení, kdo je zrovna k dispozici. U investice naopak chcete podpis všech, kterých se týká. Obojí je jiný režim téhož kroku, ne dvě kola za sebou.
- Co se stane, když schvalovatel nereaguje? Potřebujete termín, upomínku a jasnou eskalaci — jinak se workflow zastaví na prvním člověku, který má plný kalendář.
- Kdo zastupuje během nepřítomnosti? Zastupování musí jít nastavit dopředu.
A k tomu otázka, na kterou se zapomíná: kolik kol schvalování opravdu potřebujete? Každé další kolo prodlužuje cestu dokladu. Věcná správnost plus finanční souhlas obvykle stačí; třetí podpis bývá zvyk, ne potřeba. Nejrychleji to zjistíte, když si stávající cestu faktury nakreslíte na papír: většina zbytečných kol je vidět hned. Teprve pak vybírejte nástroj. Ten, který tato pravidla neumí zapsat, vám e-mailové kolečko jen překreslí do hezčího rozhraní.
Víc schvalovatelů v jednom kroku
Klasické workflow zná jen řetěz: schvalovatel A, po něm B, po něm C. Ve skutečnosti firmy potřebují ještě dva další vzorce a s řetězem je obcházejí špatně.
- Stačí jeden z nich. Fakturu dostanou všichni vybraní naráz a vyřídí ji ten, kdo je dřív. Ostatním z fronty zmizí. Hodí se pro režii, kancelářské potřeby nebo služby, kde je jedno, který z vedoucích souhlas dá — hlavně aby doklad nečekal na jednoho konkrétního člověka.
- Musí schválit všichni. Fakturu opět dostanou všichni naráz, ale schvalují v libovolném pořadí a doklad pokračuje, až souhlasí poslední z nich. Zamítnutí kýmkoli doklad zamítne. Je to rychlejší než řetěz, protože nikdo nečeká, až dočte ten před ním. Kdo už schválil, tomu se doklad přesune mezi schválené a hned vidí, na koho se ještě čeká.
Ve skupině se navzájem nebrzdí ani dotazy: když se jeden schvalovatel zeptá předkladatele, zastaví se termín jen jemu a ostatní dál schvalují. Doplnění od kolegů naopak pozastaví krok pro celou skupinu, protože chybějící údaj potřebují všichni.
Postupné schvalování za sebou (nejdřív věcná správnost, potom finanční souhlas) dál zůstává — nastaví se víc pravidly s pořadím podle priority. Skupiny a pořadí se dají kombinovat: první krok „kdokoli z vedoucích střediska“, druhý „ředitel a jednatel, oba“.
ZvětšitSchválit, nebo zamítnout? Většinou ani jedno
Nejčastější situace ve schvalování není „ano“ ani „ne“. Je to „chybí mi tady jeden údaj“. Schvalovatel nepozná, na jakou zakázku plnění patří, nevidí číslo objednávky nebo neví, co přesně se objednávalo. Systémy, které umí jen schválit a zamítnout, ho tím tlačí do dvou špatných řešení: zamítnout doklad, který je v pořádku (a schvalovací kolo začíná znovu), nebo o tom napsat e-mail — a komunikace se odpojí od dokladu.
Rozumné workflow proto rozlišuje cesty, jak si vyžádat chybějící informaci, aniž by se doklad vracel na začátek.
Vrácení s dotazem
Schvalovatel vrátí doklad s dotazem tomu, kdo mu ho poslal. Faktura se nezamítá a zůstává u stejného schvalovatele; termín schválení stojí, dokud nepřijde odpověď.
Doplnění od jednoho i víc kolegů
Některé údaje na faktuře prostě nejsou a nikdo je z ní nevyčte — číslo objednávky, středisko, zakázka, pro koho nákup byl. Zná je ten, kdo objednával, a často to není jediný člověk. Schvalovatel proto může přímo z fronty vyžádat doplnění od více osob najednou: vybere kolegy, napíše, na co se ptá, a odemkne jen pole, která mají doplnit — nebo nechá jen poznámku. Krok i termín se pozastaví, dokud nedoplní všichni (nebo dokud čekání sám neukončí), a doba čekání se k termínu přičte.
K doplnění vede i tlačítko Delegovat. Jeho nabídka má dvě volby: Předat jinému schvalovateli, kdy krok přejde natrvalo na kolegu, a Vyžádat doplnění, kdy se doklad po doplnění vrátí. Okno doplnění může mít předvyplněné lidi i pole podle pravidla, takže u opakovaných situací stačí napsat jen otázku.
ZvětšitPrůběh doplnění pod jednou ikonou
Dokud doplnění běží, nejsou na kartě dokladu rozhodovací tlačítka, ale řádek průběhu se štítkem pro každého osloveného: zelený, kdo už doplnil, šedý s přesýpacími hodinami, na koho se čeká. Nad fakturou ani v detailu žádné barevné pruhy navíc nejsou. Celý průběh je schovaný pod malou ikonou Průběh doplnění vpravo u štítků karty. Oranžová znamená, že se čeká, zelená, že je hotovo. Klik na ni otevře okno a kartu přitom nevybere.
Okno nahoře ukáže stav, třeba Čeká na doplnění 1/3, s ukazatelem po lidech, kdo ještě zbývá a že je termín pozastavený. Pod tím je časová osa: kdo doplnění vyžádal a celé znění dotazu, kdo doplnil a kdy (i s celou poznámkou) a kdo čeká a kolik dní. Odkaz Celá historie dokladu vede na kompletní záznam všeho, co se s fakturou dělo.
Kdo doplnění vyžádal, a správci organizace mají na kartě nabídku Spravovat a stejné akce i v okně. Můžou přidat další osobu (dostane stejný dotaz, dosavadním nové oznámení nepřijde), jednomu člověku doplnění stáhnout, uzavřít ho za něj, třeba když odpověď přišla jinou cestou, nebo čekání ukončit. Pak se doklad vrátí ke schválení s tím, co přišlo.
ZvětšitAž kolegové doplní, doklad se schvalovateli vrátí nahoru do fronty se štítkem Doplněno 2/2. Ikona zezelená a karta má zkrácený souhrn, po řádku na každého, s odkazem Zobrazit celé doplnění. Ten otevře totéž okno, teď s odpověďmi jednotlivých lidí, změněnými poli ve tvaru „původně → nově“ a přiloženými soubory, typicky dodacím listem. U toho, kdo nestihl odpovědět, než schvalovatel čekání ukončil, je napsáno, že nedoplnil. Štítek Doplněno (N) nad frontou vyfiltruje jen doklady s hotovým doplněním.
ZvětšitCo kolegové napíšou do pole Poznámka, se při schválení připíše jedním řádkem do poznámky faktury, i se jmény, a odejde s ní do účetního systému. Okno to ukáže předem, slovo od slova. Když je poznámka na ERP moc dlouhá, okno schválení upozorní, že se starší text zkrátí. A když odpovědi nestačí, jde jedním tlačítkem vyžádat další doplnění.
Stav schvalování v detailu faktury
V detailu faktury je celé schvalování v jednom rámečku nad formulářem. Proužek vlevo nese barvu stavu: oranžová, když se čeká, červená u zamítnutí, zelená u schválené faktury. Nahoře je stav a u vícekrokového schvalování i krok (krok 2 ze 2), pod ním kdo schvaluje, od kdy se čeká a kolik zbývá do termínu. Odkaz Schvalovací cesta rozbalí všechny kroky i s tím, kdo už schválil. Ikona Průběh doplnění sedí vpravo v záhlaví rámečku a otevře stejné okno jako ve frontě.
Pole, která někdo při doplnění změnil, mají u popisku modrou tečku. Po najetí myší ukáže, kdo hodnotu doplnil a jaká byla původně. Schvalovatel tak nemusí porovnávat, co bylo předtím. Vrácení s dotazem ukazuje stejný rámeček: kdo se ptá, kdy doklad vrátil, že termín stojí, znění dotazu a tlačítko, kterým předkladatel po odpovědi doklad vrátí schvalovateli.
ZvětšitTotéž umí i účetní ještě před schvalováním: z detailu faktury pošle výzvu k doplnění kolegovi, který údaj zná. Kolega v roli referenta přitom nemusí mít přístup k ostatním fakturám — uvidí jen doklady, u kterých ho někdo o doplnění požádal.
Schválit hned, do účetnictví až po doplnění
Na posledním kroku jde fakturu schválit a zároveň ji předat k doplnění jednomu či více lidem. Schválení platí hned, ale do účetního systému doklad odejde až ve chvíli, kdy doplní všichni vybraní. Hodí se to, když o zaplacení není pochyb, ale chybí zakázka nebo poznámka pro účetní. Okno Průběh doplnění u takové faktury ukazuje, že export čeká, a po doplnění i to, jestli se doklad do ERP předal.
Komunikace patří k dokladu, ne do e-mailu
Když se o faktuře diskutuje v e-mailu, informace se rozpadne na dvě místa: rozhodnutí je v systému, důvod v něčí schránce. Za rok se nikdo nedopátrá, proč se ta konkrétní faktura schvalovala tři týdny. Řešení je jednoduché a nudné: jedna konverzace u každého dokladu, do které vidí každý, kdo doklad smí otevřít.
V takové ose stojí vedle sebe zprávy kolegů, dotazy schvalovatele i odpovědi na ně, doplnění, důvod zamítnutí, poznámka připojená ke schválení i předání dokladu jinému schvalovateli. Změny stavu se dají zobrazit jako události, takže je v jednom sledu vidět i to, co udělal systém. Konkrétního člověka lze oslovit zmínkou přes zavináč — tomu pak přijde i e-mail, a kdo k dokladu přístup nemá, zmínkou se do konverzace přizve.
ZvětšitKdo se co dozví
Oznámení mají smysl jen tehdy, když chodí správným lidem. Proto se nastavují jako tabulka: řádek je událost (čeká na schválení, zamítnutí, dotaz, výzva k doplnění, blíží se termín, po termínu, zmínka v konverzaci…), sloupec role u dokladu (schvalovatel, předkladatel, správce, přizvaný kolega). V každém poli se zvlášť zapíná e-mail a upozornění v portálu. Běžné zprávy tak mohou zůstat v portálu, zatímco rozhodnutí a žádosti chodí i e-mailem.
Ke stejné tabulce patří lhůty: kolik hodin před termínem přijde upomínka, jak často se po termínu opakuje, kolik upomínek nejvýš a po kolikáté se věc eskaluje na správce organizace.
ZvětšitNa co si dát pozor v praxi
Schvalovatel není účetní. Nezajímá ho analytika ani rekapitulace DPH — potřebuje vidět dodavatele, částku, předmět plnění a doklad sám. Když mu systém naservíruje účetní formulář, začne se ptát e-mailem a jste zpátky na začátku. Stejně tak nemá vidět všechny faktury firmy, jen ty, o kterých rozhoduje.
Druhá častá chyba je schvalování bez vazby na objednávku. Pokud firma objednávky vystavuje, měl by schvalovatel u faktury rovnou vidět, ke které objednávce patří a jestli sedí částka. Bez toho potvrzuje něco, co si sám ověřit nemůže — a schvalování se stává formalitou. Podrobně to rozebíráme v článku o párování faktur na objednávky vydané.
Třetí věc je dělba pravomocí. Kdo fakturu poslal ke schválení, ten ji nemá sám schválit — ani přes delegaci na sebe. A schválená faktura se nemá dát potichu upravit; když je potřeba ji změnit, vrací se ke kontrole a schvaluje znovu.
Schvalování z mobilu
Významná část schvalovatelů jsou lidé, kteří u počítače nesedí — vedoucí provozu, mistři, obchodníci, jednatelé na cestách. Když schválení vyžaduje VPN a desktop, doklady čekají na pátek. Na telefonu proto musí fungovat celá fronta: karty s rozhodovacími tlačítky, originál faktury i konverzace. V Raye to jde v prohlížeči telefonu, bez instalace aplikace.
ZvětšitNa telefonu funguje i celé doplnění. Karta má stejnou ikonu Průběh doplnění a nabídku Spravovat, okno se roztáhne přes obrazovku a tlačítka zůstanou dole na dosah palce. Schvalovatel tak přizve dalšího kolegu, ukončí čekání nebo si přečte hotové odpovědi, aniž by čekal, až se dostane k počítači.
ZvětšitAuditní stopa není byrokracie
U každého dokladu má být dohledatelné, kdo a kdy ho schválil, případně komu ho delegoval, s jakým komentářem ho vrátil a kdo co doplnil. Není to kvůli kontrole lidí, ale kvůli tomu, aby se dala odpověď na otázku „kdo tohle odsouhlasil?“ najít za pár vteřin i po roce. Stejně tak má být zřejmé, co se s dokladem dělo před schvalováním — jaké údaje z něj systém přečetl a jestli je někdo ručně upravil.
Jak to řeší Raya
V Raye jde faktura do schvalování až vytěžená a s ověřeným dodavatelem. Schvalovatel vidí originál dokladu a jeho přílohy, konverzaci k němu a na kartě dodavatele, částku, splatnost, středisko a zbývající čas do termínu.
Pravidla určují schvalovatele podle částky, dodavatele, střediska, řady nebo typu dokladu, případně podle fronty dokladů, do které faktura patří. Každé pravidlo, které na doklad sedí, přidá jeden krok; krok může mít jednoho schvalovatele, nebo skupinu až deseti lidí v režimu „stačí jeden z nich“ či „musí schválit všichni“. Ke každému pravidlu jde nastavit lhůtu. U dokladů, na které nesedí žádné pravidlo, organizace volí, jestli se schválí automaticky, nebo zablokují.
Nad rámec toho jde u každého pravidla doladit, jak přísný krok má být: jestli se u schválení píše poznámka (vůbec, nepovinně, nebo povinně), jestli smí schvalovatel doklad zamítnout či delegovat a koho a která pole má okno doplnění předvyplnit. Drobný nákup tak zůstane na jedno kliknutí, zatímco u investice si systém vynutí zdůvodnění.
Zbytek jsou detaily, které rozhodují o tom, jestli workflow lidem pomáhá, nebo je zdržuje:
- Mimo kancelář. Schvalovatel si sám zadá, od kdy do kdy je pryč a kdo ho zastoupí; faktury odeslané ke schválení v té době dostane zástupce. Doklady, které už ve frontě byly, se předají jedním kliknutím přes Delegovat.
- Pravidlo bez schvalovatele nezůstane potichu. Když ze skupiny někdo odejde nebo je neaktivní, schválí zbývající. Pokud nezbude nikdo, fakturu nejde odeslat a správci dostanou upozornění, takže doklad neleží ve frontě, kterou nikdo nevidí.
- Hromadné schválení až padesáti vybraných dokladů; každý projde stejnou kontrolou, jako by se schvaloval sám.
- Návrat před rozhodnutím. Kdo doklad poslal ke schválení, může si ho vzít zpět, dokud v běžícím kole nikdo nerozhodl.
Nic se nezaúčtuje, dokud to člověk neschválí. Po schválení odchází doklad do účetního systému (QI, Money S3 nebo POHODY) a výsledek importu se vrací zpět k dokladu.
