Vytěžování dokladů: co se dá vytěžit a kdy se to vyplatí

Co znamená vytěžit doklad

Vytěžit doklad znamená přečíst z PDF, skenu nebo fotky pojmenované údaje — dodavatele, číslo dokladu, data, částky, sazby DPH, položky — a předat je dál v polích, kam patří. Výsledkem není text, ale data, která účetní zkontroluje a schválí místo toho, aby je opisovala.

Jak to funguje uvnitř a čím se liší AI od starších nástrojů se šablonami, rozebírá článek AI vytěžování faktur a objednávek. Tady jde o praktičtější otázky: které doklady se vytěžují, které ne a kdy se to celé vyplatí.

Které doklady se vytěžují

Vytěžují se doklady, ze kterých v účetním nebo informačním systému něco vzniká — závazek, záloha, oprava nebo objednávka.

• Přijaté faktury — nejčastější případ. Z faktury se vytěží hlavička, dodavatel, platební údaje, rekapitulace DPH i jednotlivé řádkové položky.
• Zálohové faktury a proformy — nejsou daňovým dokladem, takže se evidují, ale neúčtují jako faktura. Důležité je, aby se záloha později připojila k vyúčtovací faktuře; v Raye se zálohy připojují bez omezení počtu.
• Dobropisy — opravné daňové doklady. Raya dobropis rozpozná, převede znaménka a dohledá číslo původní faktury, protože tuhle vazbu zákon u opravného dokladu vyžaduje.
• Účtenky — zjednodušené daňové doklady. Raya je rozpozná a ve výchozím nastavení vytěží stejně jako fakturu.
• Přijaté objednávky od odběratelů — nemají DPH ani platební údaje, zato položky, které je potřeba napárovat na vlastní číselník zboží. Podrobně to popisuje článek o vytěžování přijatých objednávek.

Doklady, které se nevytěžují, ale nesmí se ztratit

Do účtárny chodí v e-mailech i dokumenty, ze kterých se nic nezakládá. Dobrý nástroj je musí poznat a naložit s nimi jinak než s fakturou:

• Dodací list a smlouva — patří k faktuře jako příloha. Raya je z téhož e-mailu přiloží pod fakturu, takže jsou u dokladu na jeden klik.
• Upomínka — často obsahuje kopii faktury. Nástroj, který ji nepozná, z ní založí druhou fakturu. Raya upomínku pozná a podle nastavení ji přepošle odpovědné osobě, nebo ignoruje.

Co se s kterým typem dokumentu stane, se v Raye nastavuje jednou — pro celou organizaci, nebo zvlášť pro každou připojenou schránku. Víc o tom v článku o e-mailové AI podatelně.

app.raya.cz

Zvětšit

Vytěžení, nebo načtení

Ne každý doklad je potřeba číst z obrazu. Faktura ve formátu ISDOC nese své údaje přímo jako data od dodavatele, takže se nevytěžují, ale načtou — bez rizika, že se něco přečte špatně. Pokud faktura ISDOC má, Raya převezme údaje z něj.

V české praxi ale ISDOC zdaleka nechodí od všech dodavatelů a často přichází spolu s PDF, které je potřeba spárovat. Proto se v účtárně obvykle potkají obě cesty: ISDOC se načte, PDF, sken nebo fotka se vytěží. Do Rayi lze nahrát PDF, ISDOCX i obrázky ve formátech JPG, PNG a TIFF; na co si u ISDOC dát pozor, shrnuje článek ISDOC v praxi české účtárny.

app.raya.cz

Zvětšit

Kdy se vytěžování vyplatí

Rozhoduje hlavně čas, který dnes stojí ruční přepis. Spočítá se jednoduše: počet dokladů za měsíc vynásobte minutami na jeden doklad i s položkami a vydělte šedesáti — vyjdou hodiny měsíčně. Vynásobené hodinovou sazbou dají cenu ruční práce.

Příklad: 500 dokladů měsíčně po čtyřech minutách je zhruba 33 hodin přepisování měsíčně. Vlastní čísla si dosaďte do kalkulačky úspory na hlavní stránce.

Vytěžování se vyplácí nejvíc, když:

• doklady chodí ve velkém počtu a od mnoha různých dodavatelů,
• přicházejí v mixu PDF, skenů a fotek, ne jen v ISDOC,
• potřebujete i řádkové položky — kvůli účtování po řádcích nebo párování na objednávky,
• na dokladech pracuje víc lidí a faktury procházejí schvalováním.

Naopak při jednotkách dokladů měsíčně, nebo když všichni dodavatelé posílají ISDOC, ušetří samotné vytěžení málo času. Pak dává smysl dívat se spíš na kontrolu dodavatelů a schvalování než na přepisování.

Co zůstává na člověku

Vytěžování odstraní přepisování, ne kontrolu. Účetní má vytěžená data vedle originálu, nejistá pole zvýrazněná a opravu udělá jedním kliknutím; Raya si ji zapamatuje, takže se u stejného dodavatele chyba neopakuje. Podle měření u zákazníků v ostrém provozu projde až 98 ze 100 faktur bez jediné ruční opravy vytěžených polí.

Spolu s vytěžením proběhnou i kontroly, které by se ručně dělaly jen namátkou: ověření dodavatele v ARES a VIES, hledání duplicit a kontrola, že doklad nepatří jiné firmě. Do účetnictví neodejde nic, co nikdo neschválil.

Kam vytěžená data odcházejí

Po schválení odchází doklad do účetního nebo informačního systému. Raya má hotové napojení na informační systém QI, Money S3 a POHODU, k tomu univerzální ISDOC export a otevřené REST API. Pro jiný účetní software postavíme konektor zdarma.

Časté otázky k vytěžování dokladů

Shrnutí

Vytěžit se dají faktury, zálohy, dobropisy, účtenky i přijaté objednávky; dodací listy, smlouvy a upomínky je potřeba poznat a naložit s nimi jinak. ISDOC se nevytěžuje, ale načítá. Vyplatí se to tam, kde přepisování dnes stojí hodiny měsíčně — a kolik to je u vás, spočítáte za minutu.