Vytěžování přijatých objednávek: jak dostat objednávku odběratele do ERP bez přepisování

Proč objednávky zaberou víc času, než by měly

Každý odběratel posílá objednávky jinak: jeden PDF ze svého systému, druhý naskenovaný papír, třetí fotku. A každý píše položky po svém — svými názvy a čísly dílů, ne kódy z vašeho číselníku. Přepis objednávky do ERP proto není jen opisování: u každého řádku je třeba najít, o kterou vaši kartu jde, ohlídat množství, jednotky a termíny dodání a dodací adresu, která bývá jiná než sídlo odběratele.

Chyba v přepisu se tu neprojeví v účetnictví, ale ve výrobě nebo na skladě: vyrobí se nebo odejde jiné množství, jiný díl, jinam.

Čím se objednávka liší od faktury

Technicky jde o podobnou úlohu jako u vytěžování faktur — vytáhnout z dokumentu údaje. Obsahem se ale objednávka od faktury liší:

• Nemá DPH ani platební údaje. Odpadá rekapitulace DPH, bankovní účty i variabilní symbol; o to důležitější jsou položky.
• Váže se na odběratele, ne na dodavatele. Co se Raya naučí — pozice polí, adresy, přiřazení položek — si pamatuje pro konkrétního odběratele.
• Míří jinam. V informačním systému z ní vzniká přijatá objednávka, se kterou dál pracuje obchod, výroba nebo sklad.
• Schvaluje ji ten, kdo ji zkontroloval. Objednávka nečeká na další kolo schvalování a po kontrole může rovnou do ERP.

Jiná věc jsou vydané objednávky — ty, které posíláte vy svým dodavatelům. Ty se nevytěžují, vznikají u vás v ERP; vytěžená přijatá faktura se na ně páruje. Tomu se věnuje článek o párování přijatých faktur na objednávky vydané.

Co se z objednávky vytěží

• Základní údaje: číslo objednávky, reference odběratele, datum objednávky a požadované dodání.
• Odběratel: název, IČO, DIČ a adresa.
• Dodací adresa: místo dodání rozepsané do polí — název místa, ulice, obec, PSČ a stát — připravené k přenosu do ERP.
• Položky: popis, kód, množství, měrná jednotka, cena za jednotku, celkem a požadované dodání u jednotlivých řádků.
• Součty: celková částka a měna.

Stejně jako u faktur má obsluha vytěžená data vedle originálu. Kliknutím na pole se zvýrazní místo v dokumentu, odkud hodnota pochází, takže kontrola nevyžaduje porovnávání řádek po řádku.

app.raya.cz

Zvětšit

Párování položek na váš číselník zboží

Tady je největší rozdíl mezi opisováním a automatizací. Odběratel na objednávce uvádí svůj název a své číslo dílu; do ERP ale musí řádek odejít s vaší kartou zboží. Raya proto každý řádek objednávky porovná s vaším skladovým číselníkem a označí výsledek:

• zeleně — řádek je přiřazený ke kartě,
• oranžově — Raya nabízí návrhy z číselníku s mírou shody a stačí vybrat,
• červeně — kartu obsluha vybere vyhledáním v číselníku.

Volba se ukládá pro odběratele: když je zaškrtnuté „Zapamatovat pro tohoto odběratele“, stejná položka se u jeho dalších objednávek přiřadí sama. V přehledu objednávek je u každé vidět, kolik řádků je napárovaných (třeba 4/6), takže obsluha hned ví, kde zasáhnout.

Zvětšit

Učení podle odběratele

Stálí odběratelé posílají objednávky pořád ve stejné podobě, a tak se Raya učí pro každého zvlášť. Chybí-li ve formuláři údaj, který na objednávce je, obsluha ho jednou označí v dokumentu a u dalších objednávek téhož odběratele ho Raya najde sama — číslo objednávky, referenci odběratele, data, údaje odběratele i celkovou částku.

Naučené hodnoty, typicky adresní údaje, Raya předvyplní a přehled všeho, co se u odběratele naučila, má obsluha po ruce.

Dimenze a přenos do ERP

Objednávka nese tytéž analytické dimenze jako faktura — středisko, zakázku a další — na hlavičce i na řádcích. Číselníky jsou pro faktury i objednávky společné.

Po kontrole obsluha objednávku schválí a tlačítkem ji přenese do ERP jako přijatou objednávku — s položkami, dimenzemi, dodací adresou i jménem toho, kdo ji schválil. Výsledek přenosu zůstává vidět přímo u dokladu. Přenos objednávek umí napojení na informační systém QI.

Odkud objednávky přicházejí

Objednávky se do Rayi nahrávají přetažením v prohlížeči — PDF i obrázky, tedy i skeny a fotografie — nebo přicházejí e-mailem. E-mailová AI podatelna objednávku mezi ostatními přílohami sama rozpozná a zařadí. Kde se o objednávky dělí víc lidí, fronty dokladů je rozdělí podle odběratele nebo schránky a každý v přehledu vidí svou práci.

Na co se ptát při výběru řešení

1. Vytěžíte i položky objednávky, nebo jen hlavičku?
2. Umíte řádky napárovat na náš číselník zboží — a zapamatovat si to pro odběratele?
3. Co se stane s řádkem, který spárovat nejde?
4. Vytěžíte i dodací adresu a požadovaný termín dodání u jednotlivých řádků?
5. Přenesete objednávku do našeho ERP včetně položek a dimenzí a uvidíme výsledek importu?
6. Zpracujete i naskenovanou objednávku?

Časté otázky k vytěžování objednávek

Shrnutí

U objednávek nerozhoduje, jestli nástroj přečte číslo a datum. Rozhoduje, jestli vytěží položky, přiřadí je k vašemu zboží a zapamatuje si to pro odběratele — a jestli pak objednávku předá do ERP celou, i s dodací adresou a dimenzemi. V Raye běží ve stejném portálu i AI vytěžování přijatých faktur, takže faktury i objednávky mají jednu podatelnu a společné číselníky.