AI účetní: středisko, zakázku i účet vyplní pravidla, která si nastavíte

Vytěžit fakturu nestačí

Vytěžení dostane z faktury to, co na ní je: dodavatele, částky, položky. Účetní systém ale chce víc. Na kterém středisku náklad skončí, na jaké zakázce, s jakým kódem akce, do které řady dokladů patří a jestli z něj jde odpočet DPH. Tohle na faktuře nestojí. Ví to účetní, a doteď to do každého dokladu vybírala ručně.

Raya si odjakživa pamatuje, co účetní u dodavatele vyplnila, a příště to předvyplní sama. To stačí, dokud má dodavatel jednu hodnotu. Jenže autoservis fakturuje servis i pneumatiky, telefonní operátor paušály i licence a dodavatel kancelářských potřeb papír i nábytek. Na to je AI účetní: pravidla, která se rozhodují podle obsahu dokladu, ne jen podle toho, kdo ho poslal.

Pravidlo: Když … Nastav …

Pravidlo se čte jako věta. Když text položky obsahuje „servis“, „pneu“ nebo „STK“, nastav na položce středisko 300 Doprava, kód akce SERVIS a účet 511100. Podmínek může být až pět a pracují s tím, co Raya o dokladu ví:

• text položky, partner a Předmět dokladu,
• text dokladu ze všech stránek, i s údaji, které se do žádného pole nevytěžují (třeba místo dodání),
• typ a řada dokladu, schránka a odesílatel, kterými doklad přišel,
• částka řádku nebo dokladu a další pole hlavičky.

Hodnoty se vybírají z číselníků organizace nebo lupou rovnou v napojeném účetním systému, takže pravidlo nezapíše kód, který ERP nezná. Víc hodnot v podmínce funguje jako synonyma, velikost písmen a diakritika nehrají roli. Kdo potřebuje přesnost, má k dispozici regulární výraz.

Pravidlo umí hodnotu zapsat (Použít automaticky), nebo jen navrhnout. Navržená hodnota čeká v poli v čárkovaném rámečku a účetní ji jedním klikem přijme, nebo zamítne.

app.raya.cz

Zvětšit

Než pravidlo uložíte, víte, co udělá

Pravidla, která se píšou naslepo, nakonec nikdo nechce zapnout. Proto má okno pravidla náhled: na posledních 100 dokladech ukáže, na kolika by pravidlo sedělo, kolik řádků vyplní a na kolika dokladech je dnes ručně zadaná jiná hodnota. Ty jde rozkliknout a podívat se, kdo má pravdu, jestli pravidlo, nebo dřívější ruční volba.

Náhled počítá i s ostatními aktivními pravidly. Když by nové pravidlo nastavilo na stejné pole jinou hodnotu než jiné, upozorní na střet a řekne, které vyhraje. Bez střetu napíše, že se s ostatními nestřetne.

Zvětšit

Skupiny dokladů: pravidlo jen tam, kam patří

Slovo „servis“ znamená u autoservisu něco jiného než u dodavatele tiskáren. Pravidlo proto může platit jen pro skupinu dokladů, třeba Vozový park. Skupina se vymezí stejnými kritérii jako fronty dokladů a podmínky z existující fronty jde do skupiny převzít jedním tlačítkem.

Pořadí je jednoduché. Pravidla se skupinou se zkoušejí před obecnými a u každého pole platí první pravidlo, které sedí. Pořadí se mění přetažením řádku.

U každé hodnoty je vidět, odkud se vzala

Hodnotu, kterou nikdo nezadal ručně, musí jít vysvětlit. V detailu faktury proto u pole vyplněného pravidlem svítí ikona hůlky. Bublina ukáže název pravidla a důvod, například „Partner rovná se Kancelář PLUS s.r.o.“. Správce pravidlo otevře přímo odtud, upraví ho a detail se obnoví.

Když se něco změní, tlačítko Použít pravidla je vyhodnotí nad dokladem znovu a krátce shrne, co se stalo. Ruční hodnoty zůstanou, hodnota z pravidla, které už nesedí, zmizí.

app.raya.cz

Zvětšit

Pravidla z vlastních oprav

Většina firem pravidla už má, jen je nikdo nesepsal. Jsou schovaná v tom, co účetní ručně vybírá. Tlačítko Navrhnout z oprav projde ručně zadané hodnoty číselníků za posledních 90 dní a nabídne pravidla, která z nich vyplývají. U každého návrhu je věta pravidla, ověření („Sedí na 25 ze 26 dokladů“), jiné hodnoty s počty a odkazy na příklady.

Nic se neuloží samo. Upravit a uložit otevře předvyplněné okno pravidla v režimu Navrhnout. Kde se ruční hodnoty u dodavatele liší a žádný text dokladu je od sebe neodliší, Raya to přizná v části Nedá se rozlišit a pravidlo si nevymýšlí.

Zvětšit

Pravidlo jde vytvořit i přímo z faktury. Po najetí myší na vyplněné pole nabídne Raya správci Uložit jako pravidlo… a okno pravidla předvyplní partnerem nebo textem položky a hodnotou z pole.

Asistent pravidel: napište, co chcete, vlastními slovy

Ne každý správce chce skládat podmínky. U faktury proto může v okně Komunikace přepnout na záložku Asistent a napsat například: „Nábytek od tohohle dodavatele dávej na účet 501200, ostatní položky na 501100.“ Asistent odpoví návrhem pravidel pro dodavatele této faktury s náhledem, na kolika jeho fakturách by pravidlo platilo, kolik by změnilo a jak sedí s tím, co účetní zadávala ručně. Upozorní i na střet s existujícími pravidly.

Asistent umí navrhnout nové pravidlo, úpravu i vypnutí pravidla, ale nic sám neuloží a nic nesmaže. Rozhoduje tlačítko Uložit. Nejdřív přitom hledá pevné pravidlo podle textu, protože je přesnější. AI pravidlo navrhne jen tam, kde text hodnotu spolehlivě neodliší, a vysvětlí proč. V historii pravidla pak zůstane, že ho uložil asistent na pokyn konkrétního uživatele.

Zvětšit

Asistenta vidí jen vlastník a administrátor organizace a zapíná se v AI účetní na záložce Pokyny pro AI.

Kde text nestačí, rozhodne AI

Pevné pravidlo potřebuje slovo, podle kterého se rozhodne. Jenže „Monitor 27 palců“, „Sluchátka bezdrátová“ a „Mobilní telefon 128 GB“ společné slovo nemají, a přesto jde o spotřební elektroniku, kterou firma účtuje jako drobný majetek. Pro takové případy má AI účetní AI pravidla.

AI pravidlo je obyčejné pravidlo, jen jednu podmínku posoudí AI: „Text položky posoudí AI: spotřební elektronika“. K popisu kategorie se přidají příklady, co do ní patří a co ne. AI pak posuzuje význam textu, ne doslovnou shodu. Pevné podmínky téhož pravidla se vyhodnotí jako první a AI posuzuje jen doklady, na které sedí.

Zvětšit

Nové AI pravidlo začíná v režimu Navrhnout. Než ho firma pustí naostro, spustí Zkoušku na vzorku: AI posoudí poslední doklady a ukáže u každého řádku výsledek, jistotu, citaci z dokladu a porovnání s hodnotou, která tam je dnes. Do dokladů přitom nic nezapíše. I v automatickém režimu pak AI pravidlo zapíše hodnotu jen nad nastaveným prahem jistoty, jinak ji jen navrhne.

Návrhy AI pro prázdná pole a pokyny vlastními slovy

Prázdná číselníková pole může doplnit AI. Návrhy se zapínají zvlášť pro faktury a objednávky, pro všechny partnery nebo jen pro vybrané, a s prahem jistoty od 50 do 95 %. Návrh pod prahem se vůbec neukáže.

Do Pokynů pro AI firma napíše, jak účtuje, obyčejnou větou: „Pohonné hmoty, servis a pneumatiky patří na středisko 300 Doprava. Nájem, energie a úklid na středisko 100 Správa.“ AI podle toho vybírá. Pomůže jí i poznámka K čemu se používá u hodnot v číselnících.

Zvětšit

Návrh AI se nikdy nezapíše sám. V poli je vidět s ikonou jisker a bublina k němu uvede jistotu v procentech, zdůvodnění a úryvek dokladu, ze kterého AI vychází. Účetní návrh přijme, nebo zamítne. Zamítnutý návrh se na stejném poli znovu neobjeví a víc návrhů najednou přijme tlačítko Přijmout vše.

app.raya.cz

Zvětšit

Kdo má přednost

Když se o jedno pole uchází víc zdrojů, rozhoduje pevné pořadí:

1. ruční hodnota, kterou zadal člověk,
2. pevné pravidlo,
3. AI pravidlo,
4. obecný návrh AI, jen do pole, které zůstalo prázdné.

Hodnotu přečtenou z dokladu pravidlo přepíše, jen když má zapnuté Přepsat už vyplněné. Hodnoty z pravidel a z AI se do naučených hodnot dodavatele neukládají, takže to, co se Raya naučila z ručních oprav, zůstává oddělené od pravidel. U pravidla je navíc počítadlo Použito / opraveno: kolikrát hodnotu vyplnilo a kolikrát ji někdo ručně změnil. Když se opravuje často, Raya na to upozorní přímo v seznamu pravidel. Historie pravidla ukáže, kdo a kdy ho změnil.

Kde AI účetní pracuje

Pravidla se u faktury použijí hned po vytěžení, u přijaté objednávky po spárování položek. Sekci AI účetní v administraci vidí a mění jen vlastník a administrátor organizace. Hodnoty pak odcházejí s dokladem do účetního systému: do QI, Money S3 nebo POHODY. Které číselníky pravidla nabízejí, určuje napojený systém. Zaúčtování zůstává na něm: AI účetní jen vyplní pole, doklad dál prochází kontrolou a schválením.

AI pravidla jsou volitelná. Zapínáme je na požádání a jejich podmínky probereme v nezávazné kalkulaci. Celou cestu dokladu od příjmu po ERP popisuje článek AI vytěžování faktur a objednávek.