Jak automatizovat přijaté faktury v informačním systému QI

Proč je QI jiná liga než „export do XML“

Většina vytěžovacích nástrojů na českém trhu vznikla kolem Pohody a Money S3. U informačního systému QI pak končí u obecného exportu: nástroj vytěží hlavičku faktury a předá vám soubor, ze kterého účetní stejně doplňuje půlku dokladu ručně — řadu, předkontaci, střediska, vazby. Automatizace, která šetří jen polovinu práce, není automatizace.

QI je totiž stavěné na provázané doklady: přijatá faktura v něm typicky navazuje na objednávku vydanou, čerpá zálohy, nese analytické dimenze a musí padnout do správné řady dokladů se správným členěním DPH. Vytěžovací nástroj, který tohle nezná, vytvoří v QI torzo.

Co má automatizace pro QI skutečně umět

• Vytěžit celý doklad, ne jen hlavičku — včetně jednotlivých řádků (popis, množství, cena, sazba DPH). Bez položek nejde automatizovat účtování ani párování na objednávky.
• Doplnit analytické dimenze — středisko, zakázku, kód akce, obor, zdroj či kalkulační jednici, a to i za jednotlivé řádky. V QI jsou dimenze základ manažerského reportingu.
• Pracovat se zálohami — dohledat zálohové doklady v QI a připojit je k faktuře. Pozor na nástroje s limitem na počet záloh; u větších dodavatelů je jich běžně víc.
• Znát řady dokladů a předkontace — doklad má do QI dorazit zaúčtovatelný, ne jako polotovar.
• Vrátit stav importu — účtárna musí vidět, co je v QI skutečně zaúčtováno. Jednosměrný „export a modlitba“ vede k rozdílům, které se hledají týdny.
• Překládat chyby QI do lidské řeči — když QI doklad odmítne, účetní potřebuje vědět „není vyplněna řada dokladu“, ne surový technický výpis.

Bezpečnost: konektor u vás, ne díra ve firewallu

Správná architektura napojení na QI nevyžaduje otevírat firemní síť zvenčí. Malý konektor běží uvnitř vaší sítě a sám se hlásí ven — přístupové údaje k QI nikdy neopustí firmu. Pokud vám dodavatel říká, že potřebuje veřejně přístupné rozhraní do vašeho ERP, ptejte se proč.

Checklist: 6 otázek na dodavatele vytěžování pro QI

1. Vytěžíte i řádkové položky a doplníte k nim analytické dimenze?
2. Kolik záloh umíte k faktuře připojit — a je tam limit?
3. Umíte párovat faktury na naše objednávky vydané v QI?
4. Vrací se stav importu zpět, takže vidíme, co je zaúčtováno?
5. Co uvidí účetní, když QI doklad odmítne?
6. Musíme kvůli vám něco otevírat ve firewallu?

Pokud dodavatel na kteroukoli z těchto otázek odpovídá vyhýbavě, počítejte s tím, že „automatizace“ skončí u přepisování v QI.

Jak to řeší Raya

Raya vznikla u zákazníků, kteří na QI účtují denně. Doklad odchází do QI kompletní — se zálohami bez omezení počtu, vazbou na objednávku, řadou dokladu, předkontací, členěním DPH i dimenzemi za každou řádku. Číselníky a doklady QI dohledáte živou „lupou“ přímo z formuláře faktury a stav importu se vrací zpět do portálu. V ostrém provozu projde až 95 ze 100 faktur bez jediné ruční opravy. Detaily najdete na stránce integrace s informačním systémem QI.